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Verarbeitung massenhafter Zahlungen – Wie lange kann sich die deutsche Wohnungswirtschaft noch analoge Prozesse leisten?

25. März 2024

von Göran Gutberlet, Marketing & Communication Specialist, First Financial Software GmbH

Wohnungswirtschaftlicher Zahlungsverkehr gilt als langweilig. Ein Nischenthema für Buchhalter, das in der Tagespresse praktisch nicht stattfindet. Beim Thema Wohnen denken die meisten an Wohnungsknappheit, an steigende Mieten, an explodierende Baukosten und energetischen Sanierungsstau. Alles fraglos wichtige Themen. Doch weisen sie alle auf dasselbe Kernproblem hin – die meisten Wohnungsunternehmen haben ein Ressourcenproblem, denn sie beschäftigen sich noch immer zu viel mit sich selbst.

Automatisierung schafft Freiräume für wertschaffende Prozesse

Eine der Hauptursachen liegt in nicht konsequent digitalisierten Prozessen, etwa im Rechnungswesen. Dabei gibt es Lösungen. Der Zahlungsverkehrslösung BK01 von Aareal Bank und First Financial Software zeigt schon seit Jahren, was technisch machbar ist. Mit cleverer Electronic-Banking-Software sind vollständig durchautomatisierte Zahlungs- und Buchungsprozesse möglich. Für Wohnungsunternehmen ist das ein Segen. Sie gewinnen Freiräume, um sich mit den eigentlich wichtigen Themen zu beschäftigen – den Bedürfnissen ihrer Mieter und der Entwicklung ihrer Bestände.

Manueller Massenzahlungsverkehr als prozessualer Alptraum

Dass die manuelle Verarbeitung einer großen Anzahl regelmäßig anfallender Zahlungen, wie sie typisch für die Wohnungswirtschaft sind, ein prozessualer Alptraum sind, hat die zur Aareal Bank Gruppe gehörende First Financial schon vor Jahrzehnten erkannt. Schon geringe Fehlerquoten führen Monat für Monat zu einer hohen Anzahl von Klärungsfällen. Im Rechnungswesen bindet dies umfänglich Ressourcen, ohne dem Unternehmen einen nennenswerten Mehrwert zu verschaffen. Immer gleiche, oder doch zumindest ähnliche Abläufe bieten sich aber an, in eine regelbasierte Form überführt und in einer intelligenten Steuerungssoftware abgebildet zu werden. Genau das tut das BK01 Verfahren. Es ist in allen führenden immobilienwirtschaftlichen ERP-Systemen bereits integriert und stellt mit über 130 Millionen Buchungen im Jahr in der deutschen Wohnungswirtschaft so etwas wie einen Branchenstandard dar.

Nie wieder eine Zahlung manuell zuordnen

Über die Jahre hat die First Financial zusammen mit der Aareal Bank die Prozessketten der Wohnungswirtschaft immer weiter durchleuchtet und überall dort Softwareroutinen entwickelt, wo Unklarheiten in der Zuordnung entstehen oder ein Prozess zu stocken droht. Prominentes Beispiel sind die zwei Prozent Rücklastschriften, die regelmäßig entstehen, weil das Guthaben auf dem Mieterkonto nicht ausreicht, um die Mietforderung abzubuchen. Mit dem BK01 Mietenmanagement erfolgen die zugehörigen Umbuchungen inklusive Rücklastschriftgebühr ohne manuelles Zutun. Der Clou liegt in der Verwendung eindeutiger, virtueller Kontonummern für jeden einzelnen Vertrag, die über das angebundene Kontosystem der Aareal Bank zur Verfügung gestellt werden. Die korrekte Kontonummer übermittelt dann auch gleich den Zahlungspflichtigen mit dem passenden Verwendungszweck für die entsprechende Buchung. Klärungsfälle reduzieren sich auf ein Minimum.

Zeitersparnis pro Rücklastschrift: ca. 3 Minuten

„Es war manchmal sehr mühsam, Zahlungen eindeutig zuzuordnen, wenn zum Beispiel die Oma für den Enkel oder die Tante für den Neffen gezahlt und am Zahlschein nicht die Verrechnungsnummer vermerkt hatte.“

Zeitgewinne und Datentransparenz

Angefangen hat alles mit Lösungen zur Automatisierung des debitorischen Zahlungsverkehrs, also der Zahlungen für Miete, Hausgeld, Instandhaltungsrücklagen und Mitgliederbeiträge. Diese machen den größten Anteil am wohnungswirtschaftlichen Zahlungsverkehr aus und bergen insofern auch das größte Potenzial für Prozessoptimierungen. Ohne BK01 müssen die Kontoinformationen zu jeder Überweisung aufwändig manuell erfasst, kontiert und gebucht werden. Informationen zu BK01 Zahlungseingängen werden dagegen über das Kontosystem der Aareal Bank tagesaktuell elektronisch bereitgestellt, zugeordnet und automatisch zur Buchung im ERP-System eingelesen.

„Wir haben heute eine Trefferquote von 98 Prozent an debitorischen Buchungen, die vollkommen automatisiert durchlaufen. Unsere manuellen Aufwände in diesem Prozess und der damit verbundene Personalaufwand sind also extrem gesunken, genauso wie die Fehlerquote. Außerdem geht die Bearbeitung der Zahlungseingänge einfach wesentlich schneller.“

Später ist das kreditorische Pendant dazu gekommen, mit dessen Hilfe auch die Betriebskosten der Wohnungsunternehmen kontierungsgenau aufgeschlüsselt und gebucht werden. Beides beschleunigt die Prozesse enorm und sorgt für Transparenz in der Buchhaltung. Für die besonders ausgeprägte Geschäftsbeziehung zu den Versorgern gibt es inzwischen eine ganze Reihe von branchenübergreifenden BK01 Erweiterungen, die den Datenaustausch und die Harmonisierung der Zahlungs- und Buchungsprozesse in beide Richtungen unterstützen. Somit ist auch bei den versorgertypischen Sammelrechnungen eine vollautomatisierte Zuordnung auf Verbrauchszählerebene möglich.

Ersparnis durch debitorisches und kreditorisches BK01 bei 5.000 Wohneinheiten: mtl. ca. € 2.000

Die Mietkautionen auf dem Sparbuch hat ausgedient

Großes Effizienzpotenzial liegt auch im Umgang mit Mietkautionen, für deren Verwaltung spezielle gesetzliche Auflagen zur treuhänderischen Anlage gelten. Die damit oftmals einher gehende doppelte Datenhaltung macht den Prozess der Kautionsverwaltung traditionell sperrig, auch wenn das sprichwörtliche Sparbuch inzwischen Seltenheitswert hat. Mit dem BK01 Kautionsmodul ist die Verwaltung von Einzelmietkautionen auf einem zentralen physischen Konto bei der Aareal Bank möglich – direkt aus dem ERP-System heraus und ganz ohne Eröffnung separater Kautionskonten. Komfortfunktionen automatisieren nicht nur die korrekte Zuordnung von Kautionsanlage und -auszahlung, die Monat für Monat bei immerhin 1 Prozent aller Mietverträge anfällt. Auch gängige Geschäftsvorfälle wie Einbehalte, Ratenzahlungen oder abweichende Treugeber werden aus dem ERP-System heraus unterstützt, einschließlich Anstoßen der Mieterkorrespondenz aus den Stammdaten.

Zeitersparnis pro bearbeitete Kaution: ca. 50 Minuten

Problemzahlern helfen ihre Ausstände zu begleichen

Ein schwieriges Thema für jedes Wohnungsunternehmen sind die sogenannten „Problemzahler“. Damit sind nicht die in der Presse oft zitierten „Mietnomaden“ gemeint, die sich über Nacht aus dem Staub machen und neben hohen Mietschulden oft auch desolate Wohnungen hinterlassen. Diese machen zum Glück nur einen sehr geringen Anteil an der Mieterschaft aus. Größer ist dagegen das Klientel der unzuverlässigen Zahler, bei denen ein Lastschrifteinzug nicht mehr möglich ist, weil die Abbuchung mangels Guthaben zu oft gescheitert ist. Im Normalfall bleibt dann nur die Überweisung, die in diesen Fällen aber meistens ebenfalls nicht zuverlässig und termintreu erfolgt.

Dabei sind diese Mieter in der Regel durchaus willens ihre Mietschulden zu begleichen, sie besitzen zum entsprechenden Fälligkeitstermin vielleicht nur nicht die erforderliche Liquidität. Oder die Überweisung der Miete ist nicht als Dauerauftrag angelegt und gerät aufgrund schwieriger Lebensumstände immer wieder in Vergessenheit. Wiederholte Mahnschreiben mit Umbuchungen für zusätzliche Mahngebühren sind die Folge. Eine weitere Problemgruppe sind die gar nicht mal so seltenen „Barzahler“, die Miete und Nebenkosten lieber in bar begleichen. Es gibt Wohnungsunternehmen, die für diese Gruppe extra Kassenschalter an ihren Standorten unterhalten, an denen die Miete mit Scheinen und Münzen eingezahlt werden kann.

„In unserem Fall kommt der Mieter dann in die Hauptverwaltung und bezahlt seine Miete bei einer Mitarbeiterin, die das Geld in die Kasse einzahlt. Außerdem muss sie sich um die Buchhaltung des Kassenbuchs kümmern. Außerdem müssen wir die Barbestände aus der Kasse regelmäßig zur Bank bringen, was viel Zeit kostet und naturgemäß ein gewisses Sicherheitsrisiko für die Mitarbeiter mit sich bringt.“

Bezahlen möglichst einfach machen

Es ist offensichtlich, dass diese Prozesse extrem ineffizient sind. Zu den wiederholten Zahlungsaufforderungen per Brief kommen oftmals Medienbrüche durch den Einsatz verschiedener Kassen- und Buchungssysteme. Und die Quote der Zahlungsausfälle ist trotzdem beträchtlich. Unter dem Strich gilt, dass Aufwand und Ertrag in solchen Fällen in keinem vernünftigen Verhältnis stehen. Die Lösungen der First Financial zum Forderungsmanagement schaffen auch hier Abhilfe. Die Exchange und Payment Platform stellt auf einfache Weise eine Verbindung zwischen ERP-System und spezialisierten Zahlungsdiensten her. Im Ergebnis kann das Wohnungsunternehmen für Problemzielgruppen direkt aus seinem ERP-System heraus niedrigschwellige Zahlungsverfahren wie PayPal, Kreditkarte, Direktüberweisung oder Barzahlung per viacash an der Ladenkasse anbieten. Erfolgt die Zahlung, wird diese automatisch im ERP-System gebucht.

Zeitersparnis pro Zahlungseingang: ca. 30 Minuten

Hinzu kommen intelligente Algorithmen, die herausfinden, zu welchem Zeitpunkt und über welchen Kommunikationskanal ein Mieter am ehesten zahlungsfähig und zahlungsbereit ist. Da kann dann auch ein Link zum Zahlschein per SMS zur Monatsmitte zielführend sein. Erwiesenermaßen sind die Erfolgsquoten so erheblich höher und die Steuerung und Buchung aus dem ERP-System heraus reduziert den Prozessaufwand auf ein Minimum.

Die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft hat in den vergangenen Jahren große Fortschritte gemacht. Trotzdem leisten sich die Wohnungsunternehmen noch immer zu viele manuelle Prozesse. Lösungen sind heutzutage nicht mehr zwingend mit großen Softwareprojekten verbunden. Integrierte Module und Plattformangebote wie die der First Financial sind verfügbar und mit überschaubarem Aufwand einzuführen. In Kombination mit dem Kontosystem der Aareal Bank generieren sie spürbare Mehrwerte. Dem Wohnungsunternehmen hilft dies, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Rechenbeispiel

Wohnungsunternehmen mit 5.000 Verwaltungseinheiten und 4.000 Kautionen; Kostensatz in der Sachbearbeitung: 60 € / Stunde

1. Ersparnis durch automatisierte Rücklastschriftverarbeitung:
   2 Prozent Rücklastschriftquote*
   = 100 Rücklastschriften pro Monat
   = 1.200 Rücklastschriften im Jahr
   3 Minuten Zeitersparnis mit integriertem Mieten Management*
   = 60 Stunden Zeitersparnis pro Jahr
2. Ersparnis durch integrierte Kautionsverwaltung
   1 Prozent Kautionsneuanlagen und -auflösungen pro Monat*
   = 40 Kautionsfälle pro Monat
   = 480 Kautionsfälle pro Jahr
   50 Minuten Zeitersparnis mit integriertem Kautionen Management*
   = 400 Stunden Zeitersparnis pro Jahr
3. Ersparnis durch Angebot alternativer Zahlwege
   1 Prozent abweichende Zahlungen*
   = 50 Zahlungen pro Monat
   = 600 Zahlungen pro Jahr
   30 Minuten Zeitersparnis mit optimiertem Forderungsmanagement*
   = 300 Stunden Zeitersparnis pro Jahr

Gesamtersparnis: 760 Stunden = € 45.600 pro Jahr
* Erfahrungswert